一、请在办理前，确认您符合以下申办因公临时出国境的条件：

1、广东外语外贸大学在职在校教职工（带学生出访的不包含学生）

2、因公临时出国（境）90天以内（不含90）

3、其他，见 《广东外语外贸大学因公临时出国（境）管理办法》的决定.pdf

 《广东外语外贸大学因公临时出国（境）经费管理办法》的通知.pdf

二、前期准备

1、邀请函获取：联系外方获取正式的书面邀请函

     邀请函需要有出访人姓名、邀请方签名、盖章，要为 PDF 版本，邮件格式概不受理。

     邀请函开具的时间要包含所有公务时间，来回路程可不计，但路程需紧凑。

2、确认是否有办理过公务普通护照/因公港澳通行证。如无，则需要到省外办/省港澳办采集指纹。

请联系出访科预约采集指纹时间。

3、确认已有的公务普通护照是否在有效期内（有效时间必须距离回国时间六个月以上）。

     如护照过期则需新办公务普通护照/因公港澳通行证，办理因公出入境照片回执/因公赴港澳照片回执。回执彩色打印，签字后将第一联扫描后上传至系统。

     注：护照/因公港澳通行证 过期但采集过指纹无需再次采集指纹，仅需办理照片回执。

三、申报

1、前往线上办事大厅国际部页面，进入“因公出访审批”系统，根据拟出访目的地（因公出国/因公赴港澳）填写基本团组材料。提交后进入“团员补充材料”，每一位出访人需点开自己的名字补充个人信息。全部填写完毕后提交。

   注：

    （1）日程安排从出入境时间算起，在中国大陆境内转机等情况不算在总天数内

             学术性交流日程不要出现：考察、参观、培训等敏感性词汇，可使用交流、学习、拜访等学术性词汇

             访问性出访，行程需紧凑，不能出现半天没有公务的情况

             请严格按照报批日程出访，不得擅自无故延长、修改在外行程，不得擅自无故增加、修改过境地。

   （2）如带领学生出访，需在日程、请示中说明，并提交项目合同等证明材料。

   （3）如有论文宣读，需在请示中写明中文论文题目。

   （4）经费预算中，汇率填写当日数额。国境外城市间交通费指该国家内两个城市的交通费用（如华盛顿飞往纽约）。城市内的地铁、公交等费用包含在公杂费中。如有邀请方承担住宿费等，可直接填写0。经费预算中签证及相关费用即使是免签国家也需填写（约300/人），港澳则无需签证费用，保险费用、注册费等根据个人情况进行填写。

   （5）如男满60岁/女满55岁或非编人员出访，还需要提供在职证明或返聘证明原件。

   （6）如有其他需要的材料，可上传至其他材料。

2、材料修改：根据出访科意见/批注进行修改。

3、材料校内审批：出访科通过后会流转到各个有关部门进行审批。各出访人的部门负责人需点开出访人员中的姓名进行审批。请出访人随时关注审批情况，避免出现在某个环节卡顿太久从而影响到出访的情况。一般出访科经办人通过后，需申报人指定各出访人的负责人进行审批。

4、材料上传：全部流程走完后出访科会递交到省级部门审批。审批至少需要 5个工作日，在审批高峰期时审批时间可能会适当延长。出访人可在此时准备相关签证材料。赴港澳团组则无需准备签证材料。

四、办理护照、提交签证申请

1、护照办理。审批通过后，由出访科前往省外办提交护照申请。

注：因公普通护照审批制作时间约为7个工作日。 

2、签证费用缴纳：线上支付，通过扫描出访科发送的二维码进行支付。待出访人将费用缴齐后，请及时下载好发票（3个月后下载链接失效）。

       注：缴款人为：广东外语外贸大学

3、办理签证：护照制作完毕、签证材料齐全的情况下，省外办证照中心负责向使领馆提交签证申请。签证所需时间请参见《各国签证要求》（见附件，签证要求随时可能发生变化、仅供参考） 各国签证要求（2025-11-20).xlsx

※ 签证要求中如需提交签证表，可下载“因公个人资料表”材料包，找到相应目的国，进行填写，填写完毕后将电子版提交至出访科。 因公个人资料表.zip

部分国家签证要求需提交如下材料，请根据要求准备，如签证要求中未提及需要，则无需提交：

    *我校法人证书/营业执照可到  线上办事大厅---法人证书、法定代表人身份证使用申请

     *在职证明请找人事部相应部门开具

     *单位派出证明由出访科开具，可联系出访科填写模板或见附件 英文派出证明_申根国等英语国家.docx

 中文派出证明模板（韩国签证使用）.doc

五、护照/港澳通行证 领取与归还：

1、领取。护照签出后，出访人接通知后前往北校行政楼320出访科领取护照，前往免签、落地签国家或需要转机的出访人还需额外领取出境材料，自行保管并在出境时提交给中国边检。港澳通行证签出后，出访科会联系出访人，预约好时间后，可自行携带身份证赴省港澳办领取证件。如由非出访人代领，则需出具介绍信，国际部盖章。 介绍信-省港澳办取证.docx

2、归还。出访完成后，出访人自行复印证件的首页、签证页、出入境章页留底（作为报销材料）。根据因公护照管理的要求，出访人员完成出访任务返校后，在5个工作日内将因公护照交还出访科统一保管。

 交还证件时，还应同时提供《因公出国情况确认书》。

六、后续跟进

1、提交《出访报告》：出访人归国后，应在 15个工作日内向出访科提交出访报告，并在学院内进行公示。

2、出访人交齐公务普通护照及《出访报告》后 因公临时出国出访报告（出访回来后尽快提交）.doc，可在出访科领取相应的报销材料，后自行前往财务处完成报销手续。具体报销流程和所需材料请参考《因公出国报销指南》https://internationaloffice.gdufs.edu.cn/content.jsp?urltype=news.NewsContentUrl&wbtreeid=1082&wbnewsid=13129。

国际交流合作部 出访科

36207049

北校行政楼320